มารู้จัก Workflow เครื่องมือที่ช่วยทำงานให้องค์กรมีประสิทธิภาพมากขึ้น

Last updated: 26 ส.ค. 2565  |  78 จำนวนผู้เข้าชม  | 

มารู้จัก Workflow เครื่องมือที่ช่วยทำงานให้องค์กรมีประสิทธิภาพมากขึ้น

Workflow เป็นเครื่องมือที่ช่วยจัดระบบการทำงานขององค์กรให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ทำให้การทำงานมีแผน ระเบียบ และเป็นขั้นเป็นตอนมากขึ้น โดย 3 องค์ประกอบหลักของ Workflow ที่ช่วยให้งานสำเร็จนั้นประกอบด้วย

1.งาน โดยงานที่กล่าวถึงนั้นคือ เอกสารหรือฟอร์มต่าง ๆ ซึ่งเป็นองค์ประกอบสำคัญที่ทำให้การทำงานในองค์กรไหลลื่น โดยเปลี่ยนเอกสารที่เป็นกระดาษให้เป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ หรือ E-Document เพื่อให้มีความปลอดภัยมากขึ้น เพราะระบบ Workflow จะเข้ามาทำหน้าที่จำกัดสิทธิ์ในการเข้าถึงเอกสาร ป้องกันข้อมูลรั่วไหล และมีการบันทึกข้อมูลไว้ภายในระบบ สามารถตรวจสอบได้ว่าใครเข้ามาดูหรือแก้ข้อมูลตรงจุดไหนบ้าง และยังลดปัญหาเอกสารสูญหายได้อีกด้วย

2.ผู้ปฏิบัติงาน โดยพนักงานแต่ละแผนกจะมีความรับผิดชอบที่แตกต่างกัน ดังนั้น Workflow แต่ละแผนกจึงไม่เหมือนกัน โดยหลัก ๆ แล้วต้องมีการวางแผนกระบวนการทำงานของแต่ละแผนกตั้งแต่ต้นจนจบ และกำหนดหน้าที่ของแต่ละบุคลากรในแผนก โดยเริ่มจากพนักงานที่ทำการคีย์ข้อมูล ไปจนถึงระดับสุดท้ายคือผู้ที่มีอำนาจในการอนุมัติเอกสาร โดยเน้นอำนวยความสะดวกให้สามารถทำได้ทุกแพลตฟอร์มทั้งบนมือถือ คอมพิวเตอร์ และทุกคนในแผนกสามารถตรวจสอบสถานการณ์ทำงานได้เพื่อให้ทราบว่า ตอนนี้ขั้นตอนการทำงานดำเนินไปถึงจุดไหนแล้ว และล่าช้าเพราะเหตุใดเพื่อให้เราสามารถแก้ไขได้ทันท่วงทีนั่นเอง

3.กระบวนการปฏิบัติงาน ซึ่งเป็นขั้นตอนการรับ-ส่งงาน โดย Workflow จะเข้าไปดำเนินการตามขั้นตอนที่วางไว้และสามารถตรวจสอบเอกสารในขั้นตอนต่าง ๆ ได้แบบเรียลไทม์ ทำให้ทราบว่างานนี้ใช้เวลาเท่าไหร่ มีผู้ทีเกี่ยวข้องกี่ฝ่าย

เริ่มตั้งแต่ขั้นตอนการสร้างไฟล์เอกสารเพื่อขออนุมัติ สามารถกำหนดได้ว่าต้องใช้เวลาแต่ละขั้นตอนกี่วัน จะเสร็จในกี่วัน เพื่อให้การทำงานไหลลื่นมากขึ้นนั่นเอง

Powered by MakeWebEasy.com
เว็บไซต์นี้มีการใช้งานคุกกี้ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและประสบการณ์ที่ดีในการใช้งานเว็บไซต์ของท่าน ท่านสามารถอ่านรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ นโยบายความเป็นส่วนตัว  และ  นโยบายคุกกี้