To Do List ทำรายการสิ่งที่ต้องทำ

To Do List คือการทำรายการสิ่งที่ต้องทำเพื่อช่วยป้องกันไม่ให้หลงลืมและจัดการงานต่าง ๆ ได้ไม่ผิดพลาด เมื่องานที่บันทึกรายการเอาไว้ทำเสร็จสิ้นแล้วก็เพียงทำเครื่องหมายขีดฆ่าเพื่อเป็นสัญลักษณ์ทีละข้อ นอกจากนี้ To Do List  ยังช่วยให้เราทราบความคืบหน้าของการทำงานได้อย่างสม่ำเสมอว่าไปถึงขั้นตอนไหนแล้ว และยังสร้างความสบายใจให้เราอีกด้วยเมื่องานสำเร็จลุล่วง

ในงานแต่ละงานนั้น มีลำดับความสำคัญที่แตกต่างกัน เราจึงต้องเริ่มจากการเขียนรายการงานทั้งหมดที่มีก่อนแล้วจึงจัดลำดับความสำคัญของงาน โดยเรียงจากงานที่เร่งด่วนหรือสำคัญก่อน และกำหนดว่าวันนี้จะต้องทำงานใดก่อนบ้าง

To Do List ไม่เพียงแต่ให้ประโยชน์ในด้านการจัดลำดับความสำคัญของงานแต่ยังช่วยให้เราเข้าใจงานย่อยอื่น ๆ (Process) ที่เกิดจากงานหลักอีกด้วย เช่นการส่งแผนงาน จะมีงานย่อยคือ การวิจัย การเก็บข้อมูล การคิดแผนงาน เป็นต้น

ขั้นตอนที่จะทำให้เราใช้ To Do List ได้อย่างเกิดประโยชน์เต็มที่มีดังนี้

1.เขียนรายการที่ต้องทำเพื่อให้เห็นภาพรวม

หลักสำคัญในการจด To Do List คือการเขียนทุก ๆ สิ่งทุก ๆ อย่างออกมา เพื่อให้เห็นว่าในแต่ละวัน คุณต้องทำอะไรบ้าง และคุณจะบริหารจัดการเวลาให้เพียงพอได้อย่างไร

2.รู้จักลำดับความสำคัญ

เมื่อเห็นภาพรวมแล้ว สิ่งที่ตามมาคือการที่คุณจะบริหารจัดการกับสิ่งที่ต้องทำอย่างไร อะไรควรทำก่อนหลัง โดยเรียงลำดับดังนี้

-กำหนดเดธไลน์ของแต่ละงาน

-มีผู้เกี่ยวข้องมากแค่ไหน ยิ่งเกี่ยวข้องมาก ลำดับความสำคัญก็ยิ่งมากขึ้นตาม

-จำเป็นต้องประสานงานกับหน่วยงานภายนอกหรือไม่

-จำเป็นต้องให้ผู้บัญชาการหรือหัวหน้างานตรวจสอบเอกสารก่อนหรือไม่

-จำเป็นต้องประชุมกับผู้เกี่ยวข้องหรือไม่

-ในการเตรียมงานใช้เวลามากน้อยแค่ไหน หากใช้เวลามาก ควรรีบทำก่อน

สิ่งนี้ถือเป็นหัวใจสำคัญของการจัดลำดับความสำคัญของงานที่คุณกำลังจะต้องลงมือทำ และแน่นอนว่าเรื่องนี้เชื่อมโยงกับหลักการการจัดลำดับความสำคัญด้วย

3.ตำแหน่งการวาง To Do List

คุณควรวาง To Do List ในตำแหน่งที่เห็นชัดเจน เช่น ติดไว้ที่กระดาน ติดไว้ที่หน้าจอคอมพิวเตอร์ หรือสมุดตารางเวลางาน

4.ควรขีดฆ่ารายการที่ทำเสร็จแล้วเสมอ

ทุกครั้งที่งานของคุณลุล่วงแล้ว คุณควรทำเครื่องหมายขีดฆ่าลงบนรายการด้วย เพื่อเป็นการบันทึกงาน ทราบความคืบหน้าของงานที่คุณรับผิดชอบ รวมถึงยังทำให้คุณมีความสุขเมื่องานนั้นลุล่วงแล้วอีกด้วย